Te audyty mnie wykończą…
Większość osób pracujących w środowisku produkcyjnym nie ma pozytywnych skojarzeń ze słowem Audyt. A czemu? Bo jest to sytuacja niekomfortowa. Ktoś z zewnątrz przyjedzie do naszej firmy, będzie zadawał szereg niewygodnych pytań i szukał przysłowiowej „dziury w całym”.
Audyt jest często dla nas również sytuacją stresującą.
Jeśli nasza organizacja nie jest duża i jesteśmy audytowani przez klienta lub jednostkę zewnętrzną raz na rok lub dwa lata, to rzeczywiście możemy czuć sie w takiej sytuacji jak przed ważnym egzaminem. Nie zapominajmy również o oczekiwaniach najwyższego kierownictwa. Audyt jest potwierdzeniem zgodności naszych procesów lub wyrobu z wymaganiem klienta lub standardu; i wiąże się bardzo często z zachowaniem przyznanego wcześniej certyfikatu, zachowaniem ciągłości wysyłek lub przyznaniem nowego projektu w przyszłości. Stawka jest więc wysoka, a wszyscy w firmie oczekują wyniku pozytywnego.
Jak wygląda zatem kilka ostatnich dni przed audytem?
Zazwyczaj niestety jest nerwowo. Nasz kierownik lub dyrektor zadaje pytania czy na pewno jesteśmy przygotowani, a my po czwartym takim pytaniu zaczynamy wątpić w to, czy rzeczywiście czegoś nie przeoczyliśmy. Co prawda, wprowadziliśmy szereg usprawinień od czasu ostatniego audytu; mamy nowy system pozwalający śledzić wyniki produkcyjne w czasie rzeczywistym i reagować na pojawiąjące się niezgodności szybciej i efektywniej. Ale czy to wystarczy? Bo przecież do poniedziałku może wydarzyć się tyle nieoczekiwanych zdarzeń. Główny inżynier lub lider linii może zachorować i będziemy musieli bardzo szybko znaleźć zastępstwo. Produkcja na nocnej zmianie może zostać zablokowana, a nie mamy już miejsca w magazynie, i trzeba będzie zająć część hali produkcyjnej. Ze stresu nie będziemy mogli zasnąć wieczorem i w rezultacie zaśpimy na spotkanie otwierające. Powodów do stresu może być wiele…
Jak sobie z tym poradzić?
Po pierwsze pamiętajmy, że nad skutecznością procesów produkcyjnych i tych wspierających produkcję pracowało wiele osób przez ostatnich kilka miesięcy a często nawet lat. Jeśli jesteśmy pracownikami działu jakości to pewnie czujemy większą odpowiedzialność za wynik audytu. Natomiast pamiętajmy roznież, że jako dział wspierający produkcję, na co dzień tworzymy systemy, procesy, standardy zapewniające spełnienie wymagań klienta. To, czy te wymagania zostaną spełnione, zależy od współpracy innych działów: produkcji, utrzymania maszyn i urządzeń, technologicznego itd. Zatem odpowiedzialność za wynik audytu nie spoczywa jedynie na naszych barkach, jest to wynik pracy całej organizacji.
A co zrobić, gdy jednak nie panujemy nad emocjami?
Trzęsą nam się ręce i nie możemy skupić myśli już od spotkania otwierającego audyt? Najlepszym rozwiązaniem jest poproszenie o przerwę przed kolejną częścią audytu; wyjście na kilkuminutowy spacer czy napicie się wody. Możemy również otwarcie powiedzieć audytorowi, że ta sytuacja nas stresuje. Doświadczony audytor będzie się starał nam pomóc i rozluźnić nieco atmosferę; pytając o dzisiejszą drogę do pracy lub wynik sobotniego meczu piłki nożnej.
Spróbujmy podejść do audytu jako punktu weryfikacji naszych procesów. To czy będziemy bardziej czy mniej zestresowani – nie ma wpływu na wynik audytu. A często osoby, które panują nad stresem, sprawiają również wrażenie lepiej przygotowanych i skłonnych do współpracy.
Na koniec życzę nam wszystkim mniej stresu w pracy i w trakcie audytu.
A jak przebiegał Twój ostatni audyt? Jak radzisz sobie ze stresem podczas audytu?
Dodaj komentarz